ClairyFile

Datenschutzerklärung


1. Verantwortliche Stelle
ClairyFile
Inhaberin: Nadine Kubotz
Adresse: Adelbykamp 14, 24943 Flensburg
E-Mail: [email protected]

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

  • Kontaktaufnahme per Formular/E-Mail/Telefon
    Bei Kontaktanfragen werden Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Ihre Nachricht gespeichert, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.
  • Kundenaufträge (Vor-Ort, Mail-in, Digitalisierung)
    Zur Vertragserfüllung erheben wir zusätzlich Anschrift, gegebenenfalls Abrechnungsdaten (Rechnungsadresse), Umfang und Art Ihrer Unterlagen.

3. Zweck der Datenverarbeitung

  • Bearbeitung Ihrer Anfragen und Aufträge
  • Durchführung des Dokumentenservices (Sortierung, Digitalisierung, Rückversand)
  • Abrechnung und Versand von Rechnungen
  • Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs­pflichten (z. B. steuerrechtlich)

4. Rechtsgrundlage

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten, z. B. Aufbewahrungspflichten)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, z. B. Absicherung gegen Haftungsrisiken)

5. Weitergabe von Daten an Dritte
Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur

  • zur Vertragserfüllung an Dienstleister (z. B. Versanddienstleister, Cloud-Anbieter für Scans)
  • wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben
  • bei gesetzlichen Verpflichtungen (z. B. Finanzamt)

6. Speicherdauer

  • Anfragen und Korrespondenz: bis 3 Jahre nach letzter Kundenkommunikation
  • Rechnungsunterlagen, Auftragsdaten: 10 Jahre (gesetzliche Steueraufbewahrung)
  • Scans (digital): auf Wunsch so lange, wie Sie die Dateien benötigen; ansonsten bis zur Löschung Ihrer letzten Kundendaten

7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf

  • Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung (Art. 17, 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
  • Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

8. Datensicherheit

  • Verschlüsselung bei Datentransfer (z. B. TLS/SSL auf der Website)
  • Speicherung sensibler Dokumenteninhalte in verschlüsselten Containern oder DSGVO-konformen Cloud-Diensten
  • Physische Unterlagen werden in abschließbaren Regalen/Ordnern aufbewahrt
  • Zugriffsrechte beschränkt auf berechtigte Personen

9. Einsatz von Cookies
Diese Website verwendet, falls vorhanden, nur technisch notwendige Cookies (z. B. zur Sitzungsverwaltung). Eine gesonderte Einwilligung erfolgt nicht.

10. Externe Dienste
Sofern Links zu Drittanbietern (z. B. Google Maps, Social-Media-Profile) genutzt werden, entnehmen Sie bitte dortigen Datenschutzerklärungen die jeweils gültigen Hinweise.